Elektronsko čuvanje dokumentacije predstavlja sam čin arhiviranja dokumenata nastalih u elektronskom obliku (klasifikovanje, razvrstavanje, pouzdano čuvanje i dostupnost tih dokumenata) što je svakako značajan aspekt za subjekte javnog i privatnog sektora koje se oslanjaju na elektronsko poslovanje u svom radu.
Dana 1. januara 2024. godine stupila je na snagu Uredba o izmenama i dopunama uredbe o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku (“Sl. glasnik RS”, br. 116/2023) (u daljem tekstu: „Uredba o elektronskom arhiviranju“), kojom se dodatno razrađuju obaveze propisane u Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (“Sl. glasnik RS”, br. 6/2020) (u daljem tekstu: „Zakon“).
Zakon određuje da su stvaraoci pravna i fizička lica čijim radom nastaje arhivska građa i dokumentarni materijal, dok su imaoci pravna i fizička lica koji takvu građu drže po određenom osnovu. Stvaraoci/imaoci dokumentarnog materijala su u obavezi da svoju аrhivsku knjigu vode na propisanom obrascu, shodno Pravilniku o obrascu arhivske knjige („Sl. glasnik RS“, br. 34/22).
Uredba o elektronskom arhiviranju propisuje razliku između dokumentarnog materijala koji se trajno čuva u elektronskom obliku (arhivski zapisi) i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku bez obaveze trajnog čuvanja. Za dokumentarni materijal koji se trajno čuva u elektronskom obliku, izmenom je propisano da su stvaraoci i imaoci dužni da obezbede njegovo pouzdano elektronsko čuvanje u skladu sa odgovarajućim propisima i u formatima dokumenata pogodnim za dugoročno čuvanje, do njegovog predavanja nadležnom arhivu. Pouzdano elektronsko čuvanje dokumentarnog materijala trajno smeštenog u elektronskom obliku, koji stvaraoci predaju državnim organima, organizacijama, telima teritorijalne autonomije, jedinicama lokalne samouprave, institucijama, javnim preduzećima i imaocima javnih ovlašćenja, obezbeđuje se putem tog organa kao imaoca.
Što se tiče dokumentarnog materijala u elektronskom obliku koji nema trajni rok čuvanja, obaveza stvaralaca i nosilaca takvog materijala je da obezbede njegov integritet, autentičnost, verodostojnost, potpunost i upotrebljivost putem kvalifikovanog elektronskog potpisa ili kvalifikovanog elektronskog pečata.
Pojednostavljeno govoreći, izmene Uredbe o elektronskom arhiviranju su:
- Privredni subjekti više nemaju obavezu da čuvaju dokumentarni materijal u elektronskom obliku, ako se on već čuva kod nekog državnog organa ili organizacije – npr. elektronske fakture, poreske prijave, finansijski izveštaji, prijave i odjave zaposlenih i sl.;
- Privredni subjekti koji poseduju elektronska dokumenta koja se ne čuvaju kod državnih organa ili organizacija (kao i u slučaju do predaje državnom organu i/ili organizaciji) imaju obavezu pouzdanog čuvanja.
Predviđeno je da javni sektor svoje obaveze elektronskog arhiviranja ispunjava korišćenjem platforme nadležnog ministarstva pod nazivom eArhiv. Privatni sektor je slobodan da izabere softversko rešenje najprikladnije svom poslovanju.
Od dana stupanja na snagu Uredbe o elektronskom arhiviranju počinje obaveza elektronskog arhiviranja i odnosi se na dokumentarni materijal koji nastane u elektronskom obliku dana nakon ovog dana.
Na kraju, cilj ovih promena nije kažnjavanje nego mogućnost da stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala ispunjavaju uslove za trajno elektronsko čuvanje dokumenata i dokumenata sa ograničenim rokom čuvanja na odgovarajući način, uz održavanje visokog nivoa pouzdanosti i zaštite dokumenata, garantujući celovitost, verodostojnost, autentičnost i upotrebljivost dokumenta tokom čitavog perioda čuvanja.